HOME商品情報情報・産業システムテレワーク環境をつくる

テレワーク環境をつくる

テレワークの準備はお済みですか?

在宅勤務などのテレワーク環境をつくるためには、必要な文書を電子化しペーパーレス化を図ることが不可欠です。
オフィスで保管されている様々な紙文書を電子化することにより、自宅のパソコンやモバイル端末などで遠隔地からのアクセスが可能となり、文書情報をリモートで閲覧できる環境が整備されます。
これにより、大規模なテレワークの推進が実現されます。

また、「e文書法」や「電子帳簿保存法」では、商法や税法で保管が義務付けられている文書も、紙(原本)ではなく電子化されたファイルでの保存が認められています。

ムサシの国内最大規模のドキュメントイメージングセンターでは、多様な文書に対応した各種スキャナーを備え、迅速で効率的な電子化を行っています。

文書電子化への課題

1.電子化に時間がかかるのでは?
当社のドキュメントイメージングセンターではスキャナーを大量に設備しているため、短期間に電子化が可能です。

2.電子化の費用は?
当社の文書情報管理士(日本文書情報マネジメント協会認定)による診断によって、迅速に適正価格を試算いたします。

3.機密文書を預けるのは不安
当社は「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)」や「プライバシーマーク」などの外部認証を取得し、これまで大手金融機関様や中央省庁様からの大規模な電子化業務も数多く手掛けており、お客様から高い評価をいただいております。

あらゆる形態の文書に対応

1.ホチキス止めされた文書
当社でホチキスを外し、スキャンニングいたします。

2.製本された文書(書籍)
専用のブックスキャナーで裁断する事無くスキャンニングいたします。

3.図面(大判書類)
図面などの大判書類も専用スキャナーでスキャニングいたします。

事例1

契約書や稟議書類の電子化
1.過去の契約書や稟議書を、遠隔地からイメージ閲覧するためオンサイト(顧客先に人員と機械設備を派遣)でスキャニング作業を行っていた。
2.テレワークに伴い、電子化の対象書類が大幅に追加される。
3.オンサイト現場のスキャナーと人員を拡大して対応。
4.短期間に電子化することができ、テレワークの業務効率が大幅にアップ。

事例2

オフィスリロケーションに伴う「文書電子化による業務効率化」+「ペーパーレスによるスペースセーブ」のダブル効果
1.大規模なテレワークに伴い、事務所のワークスペースの見直しを検討。
2.郊外の小規模な事務所への移転方針が決定。
3.移転に伴い保存文書の見直しを図る。
4.原本をオフィス内に保管する必要がない書類は倉庫保管、もしくは廃棄する。
5.移転前に当社ドキュメントセンターに保存箱ごと電子化する書類を搬入。
6.電子化後に、原本は遠隔地の倉庫保管または廃棄処分。
7.電子化された文書は、全国の事業所からイメージ閲覧可能となり大きな効果を得る。

page top